#11 Conheça ferramentas colaborativas de criação de documentos

Após uma série de postagens com foco no uso de ferramentas digitais para promover seu trabalho e manter tanto você como seus usuários seguros on-line, a próxima e última rodada de informativos se concentra em ferramentas gratuitas para aumentar sua produtividade, em particular junto a outras pessoas.

Este informativo se dedica às ferramentas disponíveis para a edição colaborativa de documentos. Que permitem o compartilhamento de documentos e o envio ao vivo de comentários, sugestões e edições.

Além de reduzir a sobrecarga nas caixas de entrada, a edição colaborativa também permite um engajamento mais direto entre os participantes e as opiniões de terceiros, além de autorizar um tipo de controle automático de versão.

Essa ferramenta pode ser usada para a elaboração de planos, declarações, relatórios ou outros materiais que se beneficiem do compartilhamento de uma variedade de pontos de vista, demonstrando uma abordagem mais inclusiva.

Talvez a ferramenta mais usada neste sentido seja o Google Docs, pois qualquer pessoa que tenha uma conta do Google pode usá-la gratuitamente. Entretanto, o Google está longe de ser o único participante no mercado, entre as outras opções gratuitas (ou ferramentas que oferecem opções gratuitas) estão a Etherpad, uma ferramenta de edição colaborativa de código aberto, além de outras potencialmente menos conhecidas, como o Zoho Docs. Além das opções e versões pagas.

Quanto ao uso dessas ferramentas, seguem algumas questões a se considerar:

Nível de compartilhamento do texto – Talvez, você deseje garantir que apenas um grupo menor de pessoas tenha acesso a ele, pelo menos em um estágio inicial. Por exemplo, apenas sua equipe próxima deveria poder consultar o rascunho inicial, antes de buscar outras opiniões. Observe as configurações de controle de acesso.

Como as alterações são feitas – Ferramentas diferentes têm maneiras distintas de decidir se as pessoas podem fazer edições diretas ou apenas sugerir alterações em um documento. O modo de “sugestões” permite mais transparência com relação às mudanças, mas pode ficar confuso se houver muitas.

Controle de versão – Permite a criação de novos arquivos de tempos em tempos, após rodadas de comentários. Isso pode aumentar a transparência, permitindo que todos vejam como o documento foi desenvolvido. E também pode evitar a reabertura de discussões que haviam sido encerradas anteriormente.